Preparando técnicamente la reunión on-line

Salir satisfecho de una reunión grupal es fácil si te propones optimizar al máximo el encuentro. La clave está en prepararla: asignarle unos objetivos y utilizar solo el tiempo necesario. Las reuniones on-line pueden resultar más efectivas, si cabe, porque ahorran el tiempo de desplazamientos y pueden participar personas que se encuentren en diferentes territorios. ¿Qué necesitas para que una reunión on-line sea efectiva?

Convoca la reunión con tiempo

Las reuniones pueden tratar temas urgentes que surgen de improviso. En este tipo de encuentros no queda más remedio que improvisar y controlar que el tiempo no se vaya en otros temas. Será importante saber reconducir la conversación cuando derive por otros derroteros.

Una forma de que todo el mundo asuma la prioridad del encuentro es hacerlo explícito y establecer el objetivo. Mejor si se pone un tiempo máximo para lograrlo, aunque también hay que tener en cuenta el tipo de consenso al que se quiere llegar. Las prisas dejan por el camino posibles buenas reflexiones o la intervención de personas a las que les cuesta más tomar la iniciativa para hablar. En general, las reuniones nunca deberían durar más de 60 minutos y lo ideal es que sean de entre 15 y 45 min. Si se alargara más se corre el peligro de que los participantes pierdan la concentración.

Pero en caso de que se trate de reuniones de evaluación sobre la marcha de algún proyecto, de información sobre alguna novedad es importante avisar con tiempo. De esta forma habrá una buena predisposición y cada participante se asegurará de reunir las condiciones de calma, la luz suficiente y su presencia para la hora en la que se haya quedado.

Facilitar el orden del día o un índice de contenidos previamente para que se pueda ir reflexionando sobre cada tema es interesante. También es importante [+] Ampliar información


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